Dies ist der zweite Teil unserer Serie zu der BAFA-Handreichung zum Beschwerdeverfahren, welches eine wesentliche Anforderung für betroffene Unternehmen zur Erfüllung der Sorgfaltspflichten des Lieferkettensorgfaltspflichtengesetzes ist.
Neben der Festlegung einer öffentlich verfügbaren Verfahrensordnung ist ein weiterer wichtiger Bestandteil der Handreichung die Ausrichtung der Beschwerdeverfahrens an die Zielgruppe. Dies bildet schlussendlich die Grundlage für den Aufbau des Beschwerdeverfahrens, sodass potenziell betroffene Personen das System nutzen können.
Allgemein
Grundsätzlich ergibt sich die Zielgruppe bzw. ergeben sich die potenziell Betroffenen aus der Risikoanalyse des eigenen Geschäftsbereichs und der Lieferkette. Daher sollte das Beschwerdeverfahren sowohl für Interne als auch für Externe verfügbar und nutzbar sein.
Aus der Bestimmung der Zielgruppe bilden sich die wesentlichen Anforderungen und Maßnahmen zur Einrichtung solch eines Beschwerdeverfahrens. Zum Beispiel werden die relevanten Sprachen und Darstellungsarten mit der Betrachtung der Zielgruppe definiert.
Generell ist für die Gestaltung des Beschwerdeverfahrens unumgänglich, die Zielgruppe miteinzubeziehen. So können Zugangsbarrieren, wie der fehlenden Fähigkeit des Lesens oder einem nicht vorhandenen Zugang zu dem Kontaktmedium, festgestellt und gemeinsam überwunden werden. Auch Unterstützungsmaßnahmen bei der Anwendung des Beschwerdeverfahrens können aus der Zusammenarbeit abgeleitet werden.
Wie bei allen anderen Themen in der Zusammenarbeit empfiehlt die Handreichung eine proaktive Kommunikation, um ein funktionierendes Beschwerdeverfahren aufzubauen und Risiken frühzeitig zu erkennen.
Ausblick
Im nächsten Teil unserer Serie zu den Anforderungen der BAFA-Handreichung zum Beschwerdeverfahren geht es um die Qualifikationen der Ansprechperson.
