Verfahrensordnung

 – Beschwerderverfahren Teil 1-

 

Am 14.10.2022 veröffentlichte das Bundesamt für Wirtschaft und Ausfuhrkontrolle (BAFA) die Handreichungen zum Beschwerdemechanismus. Diese dient als Unterstützung für Unternehmen, die unter das Lieferkettensorgfaltspflichtengesetz fallen. Eine Verpflichtung für betroffene Unternehmen ist die Einführungen eines Beschwerdemechanismus für Hinweise zu Risiken oder Verletzungen von menschenrechtlichen und umweltbezogenen Aspekten. Ein Beschwerdemechanismus ist eine wesentlicher Bestanteil eines Risikomanagements. Durch die eingereichten Hinweise erfahren die Unternehmen frühzeitig von potenziellen Risiken und können entsprechend agieren und Maßnahmen implementieren. Gleichzeitig fließen die eingegangenen Hinweise in die Risikoanalyse ein, um Risiken bewerten und priorisieren zu können.

Dies ist der erste Teil einer Serie, in denen wir Ihnen die genauen Anforderungen und Inhalte der Handreichungen erläutern.

Allgemein

Ein wesentlicher Bestandteil der BAFA-Handreichung ist die Festlegung einer Verfahrensordnung.  Diese muss öffentlich zugängig und in Textform sein. Des Weiteren muss die Verfahrensordnung an die Zielgruppe angepasst und demnach in allen relevanten Sprachen veröffentlicht werden.

Inhalte

Die Handreichung geht auch auf die empfohlenen Inhalte einer Verfahrensordnung ein. So soll die Verfahrensordnung den Anwendungsbereich definieren, sodass der hinweisgebenden Person klar ist, welche Hinweise eingereicht werden können und welche Arten von Beschwerden für den Beschwerdemechanismus vorgesehen sind. Der Anwendungsbereich sollte unter anderem für menschenrechtliche und umweltbezogene Risiken gelten.

In der Verfahrensordnung soll neben der Art des Beschwerdemechanismus auch die Erreichbarkeit festgelegt werden. Das heißt, dass zusätzlich zum Medium, wie Telefon und E-Mail oder der Link zur Online-Maske, auch Informationen zu den Ansprechpartner*innen dort aufgeführt sein sollten. Bei der Nennung der Ansprechpersonen sollten zudem die zuständigen Abteilungen aufgelistet werden.

Damit die hinweisgebende Person einen Einblick erhält, wie der eingereichte Hinweis bearbeitet wird, ist ein weiterer wesentlicher Punkt der Verfahrensordnung die Beschreibung des Ablaufs. Auf den zu gestaltenden Prozess gehen wir in einem weiteren Artikel genauer ein. Zu den einzelnen Verfahrensschritten der Weiterverarbeitung des Hinweises soll auch ein ungefährer Zeitrahmen und die Schnittstellen, die die hinweisgebenden Personen über den Fortschritt informieren, genannt werden.

Die Verfahrensordnung muss außerdem einen Überblick über den Schutz der hinweisgebenden Personen und über die Mechanismen der Unternehmen, Repressalien zu verhindern, geben.

Gemäß der Handreichung ist eine einvernehmliche Streitbeilegung optional. Falls sich betroffene Unternehmen zu solch einem Verfahren entscheiden, muss dies auch in der Verfahrensordnung beschrieben sein.

Ausblick

Damit ein Beschwerdemechanismus tatsächlich angewendet wird, muss dieser an die Zielgruppe bzw. betroffenen Personen angepasst sein. Daher wird es im zweiten Teil unserer Serie zur Verfahrensordnung um die Ausrichtung der Zielgruppe gehen.

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